Styret i Lynghaug Borettslag
Består av:
- Styreleder: Stine Willemo Strøm-Andresen
- Nestleder: Hege Huseklepp
- Styremedlem: Benedicte Dale
- Styremedlem: Safdar Sadeghi Ghashghai
- Styremedlem - Kevin Haagensen
- Varamedlem: Sigrid Elida Rokne
- Varamedlem: Marianne Nordenborg
Styret kan kontaktes på felles e-post
Hva er min jobb hvis jeg skal sitte i styret?
Det er viktig å påpeke at det å sitte i styret ikke er noe man krever spesiell utdanning eller erfaring for å delta i. Der det er behov for spesiell kompetanse kjøper vi dette av eksterne leverandører. Vi har også god støtte i vaktmesterne, som er den som informerer styret om hvilke vedlikeholdsbehov vi har.
Har dy lyst til å vite mer om styreverv kan du kontakte sittende styret, så kan en av oss møte deg og ta en prat.
Generelt
Det er ønskelig at alle styremedlemmer bidrar. Dette medfører en belastningsfordeling, noe som gjør det mer attraktivt for alle å være med, dette inkluderer varamedlemmer.
Våre faste møter er: styremøte en gang i måneden, generalforsamling, og budsjettmøte en gang i året.
Vi er et arbeidende styret og samhandler muntlig mellom styremøtene om driften og saker som oppstår slik at saksbehandling går raskt.
Styremøter
Styremøter foretas en gang per mnd på styrekontoret i nr 17. kl 1800. Vi forsøker å holde møtet til maks 2 timer.
På styremøtene behandler vi saker som krever vedtak, kommunsierer om generell drift og planlegger ulike prosjekter.
Typiske saker på styremøter
- Informasjon om lagets tilstand fra vaktmester og oppfølging av drift
- Innhenting og vurdering av andbud
- Naboklager
- Innkomne forespørseler fra andelseiere
- Økonomi
Eksempler på oppgaver
- Parkering - UNUM og Laddel
- Vedikeholde hjemmeside
- Svare på e-post
- Kontakt mot innleide tjenester som Anitcimex, renhold og gartner
- Oppfølging av saker fra beboere
- Innhente tjenester for utbedring av borettslaget ihht råd fra vaktmester
- Betjene vakttelefonen
- Personalansvar for 2 stk ansatt
Styreleder
Personalansvar for 2 stk ansatte, med planleggingsmøter, medarbeidersamtaler, HMS, oppfølging av sentrale lønnsoppgjør osv. Arbeidsmøter med de ansatte minimum en gang i måneden.
Styreleder følger opp kontrakter og kommunikasjon med alle innleide tjenester, inkludert juridisk bistand i saker der det er behov for det
Styreleder skriver sakspapirene til hvert styremøte og leder styremøtene.
Styreleder og ett styremedlem er ansvarlig for å godkjenne fakturaer for betaling. Dette har vi laget gode forklaringer og prosedyrer for, slik at det skal være så enkelt og lite tidkrevende som mulig.
Styreleder er ansvarlig for at det er laget forslag til budsjett for kommende år. Dette er også en enkel prosess som vi har laget gode forklaringer til. Vestbo er behjelpelige med å lage forslag. Kort fortalt så ser man på hva som er brukt forrige år, om man forventer å bruke det samme neste år, og øke der man har jevnlige økninger. Budsjettet blir så sett gjennom av styret på eget budsjettmøte.
Styreleder er ofte den som blir kontaktet av eiendomsmeglere for informasjon om borettslaget. Det kan henvises til hjemmesiden vår for generell informasjon.
Overordnet ansvar for at oppgaver fordeles og gjennomføres
Styremedlemmer & vara
Alle innkomne oppgaver fordeles etter hva de enkelte medlemmene har tid til og ønsker å håndtere. Noen får faste oppgaver, mens andre får forefallende oppgaver. Det er viktig at styremedlemmer har tid til arbeidet og ønsker å ta på seg oppgaver. Vi er et arbeidende styre, det vil si at vi samarbeider hele året igjennom om driften av borettslaget og kommuniserer også utenom styremøtene.
Saker som er veldig krevende kan vi gjerne sette flere på for å dele belastningen. Noen saker krever tyngre juridisk kompetanse og da vil det være naturlig at Vestbo bistår eller overtar saken på våre vegne. Vestbo har mye erfaring fra styrearbeid og er en god støtte for laget.
Varamedlemmer har ikke stemmerett så lenge styret er fulltallig, men er alltid velkommen for å bli hørt og delta. Vi er opptatt av å være ett team, jobbe sammen og støtte hverandre.
Styrehonnorar
Styret honnoreres etter sum som vedtas på generalforsamling hvert år. Dette honoraret fordeles prosentvis på styremedlemmene (satser vedtatt i 2023, kan vurderes og endres av kommende styrer)
Styret velges på generalforsamlingen og skal bestå av minst 1 styreleder og 4 styremedlemmer. Styreleder skal velges separat. Det kan også velges inn varamedlemmer.
I Lynghaug borettslag består styret av styreleder og 4 medlemmer, hvorav 1 medlem blir dedikert nestleder.
Styremedlemmer og styreleder velges for to år. Varamedlemmer velges for ett år.
Styrets oppgave er å forvalte borettslaget på vegne av andelseierne. Styret kan ikke fatte vedtak (uten minst 2/3 flertall i generalforsamlingen) i saker som har innvirkning på borettslagets eiendom og verdi, slik som ombygging, lån med pant i borettslaget, salg av eiendom osv. Alle vedtak bestemt på en Generalforsamling vil forplikte styrets arbeid.
Styret har fullmakt til ellers å ta beslutninger om driften av borettslaget uten godkjenning på generalforsamling. Daglig drift innebærer personalansvar, daglige/ukentlige beslutninger/avgjørelser og oppfølging av eksterne firmaer. Driften baseres i all hovedsak på vedtatte husordensregler, eventuelle Generalforsamlings vedtak, og borettslagsloven.
Styret i Lynghaug borettslag avholder styremøter en gang i måneden, der vi tar opp saker som har kommet inn fra andelseierne siste måneden.
En andelseier kan, ved mistanke om mislighold av forvaltningen av borettslaget, kreve granskning. Dette kravet må fremstilles på en generalforsamling. Dersom kravet får støtte av minst 1/10 av de oppmøtte vil andelseieren innen 1 måned etter GF kunne kreve granskning. Kravet går da til Tingretten som vil avgjøre behovet for granskning. Dersom Tingretten avgjør at behovet for granskning er reelt vil disse opprette en granskningsgruppe som skal utarbeide en rapport. Denne rapporten vil bli fremstilt for andelseierene av representanter for Tingretten ved en ekstraordinær generalforsamling. Tingrettens granskning betales av borettslaget.
Hva skjer hvis et styremedlem slutter før generalforsamlingen?
Dette avhenger av når på året styremedlemmet slutter.
Det mange gjerne tenker er at det er naturlig for et varamedlem å "rykke opp" til styremedlem dersom en av varaene ønsker dette.
Utfordringen ligger i at det kun er styremedlemmer valgt av en generaforsamling som kan registreres som styremedlemmer i Brønnøysundregisteret, og det er kun de som er registrert der som har rett til å signere offisielle dokumenter på vegne av borettslaget. Dette har vært krav i Borettslagsloven i mange år.
Dette ervanligvis ikke et problem siden det er fire styremedlemmer pluss leder, i styret og de fleste dokumenter kun krever to signaturer. Men, årsregnskapet skal signeres av styreleder og samtlige styremedlemmer, dette skjer i starten av januar. Uten signatur fra alle styremedlemmer registrert i Brønnøysundregistreret vil ikke revisor godkjenne regnskapet før enten en Generalforsamling har godkjent regnskapet uten revisormelding, eller nytt styremedlem er valgt av Generalforsamling og kan signere.
Tidligere har noen styrer operert med den praksis at varamedlem har erstattet styremedlem uten å gjennomføre valg. Men, når man gjør dette satser man på at revisor ikke verifiserer at de som signerer er de samme som står registrert i Brønnøysundregisteret som styremedlemmer. Dette vil være tilnærmet svindel og slik ønsker ikke Lynghaug Borettslag å bli representert.
Dersom ett styremedlem slutter mellom Generalforsamling og signering av årsregnskap er det derfor til borettslagets beste å velge nytt styremedlem ved ekstraordinær Generalforsamling. Etter signering av årsregnskap vil et varamedlem fint kunne fungere innen lovens rammer som styremedlem for alt annet enn signering.
Ved ekstraordninær generalforsamling vil styret på samme måte som ved vanlig generalforsamling overlate til den uavhengige valgkomiteen å innhente og vurdere kandidater. Dersom en av varamedlemmene ønsker å stille til valg som styremedlem må denne da gjøre dette på likt grunnlag som de andre kandidatene som melder seg.
